March 24,2009 12:34

採購管理技術指引

行政院勞工委員會98 年1 月21 日勞安1 字第0980145019 號函。安自辦法第12-1條規定,雇主應依其事業規模、特性,訂定勞工安全衛生管理計畫,執行下列勞工安全衛生事項:
安自辦法第12-1條規定,雇主應依其事業規模、特性,訂定勞工安全衛生管理計畫,執行下列勞工安全衛生事項:
工作環境或作業危害之辨識
評估及控制
採購管理
承攬管理
變更管理與緊急應變措施等

勞委會除已發布TOSHMS指引外,特研訂下列五項相關技術指引,提出建立及執行各項安全衛生管理制度應有之基本原則、作業流程及建議性作法等,作為事業單位規劃及執行之參考:
危害辨識及風險評估
採購管理
承攬管理
變更管理
緊急應變措施

本指引之內容包含:
一、簡介
二、適用範圍
三、用語與定義
四、作業流程及基本原則
五、參考文件
附錄一 技術指引補充說明-提供該管理制度之建議性作法。
附錄二 安全衛生法規及TOSHMS 之相關要求-彙整出法規及相關規範之主要要求。

一、簡介

事業單位之採購程序一般包括:請購、詢價、比價、議價、訂購、交貨驗收與報支等作業,而與安全衛生風險危害有關較需考慮安全衛生事項之作業階段有:
(一)請購階段:訂定工程、財物或勞務之安全衛生規格,且應考量供應商提供的所有工程、財物或勞務之所有可能潛在危害。
(二)議價前或業務承攬之備標選商:將工程、財物或勞務之安全衛生規格納為投標必要資格或議比價評選標準中的重要因素,以避免因競價而降低工程、財物或勞務之安全衛生標準。
(三)交貨驗收階段:依據契約相關規定及量測程序,確認供應商所提供的工程、財物或勞務符合相關安全衛生規格。
本指引主要依據安全衛生法規及TOSHMS 之要求說明採購管理作業流程中與安全衛生有關之基本原則,並提出建議性作法(如附錄一),作為事業單位規劃及執行採購管理之參考。有關交付承攬之採購及相關管理之要求及作法,請參閱承攬管理技術指引,本指引將不重複說明。

事業單位在規劃及執行採購管理時,應先考量安全衛生法規之要求(如附錄二)。

二、適用範圍

三、用語與定義

(一)工程採購

(二)財物採購

(三)勞務採購
係指專業服務、技術服務、資訊服務、研究發展、營運管理、維修、訓練、勞力及其他經主管機關認定之勞務。

四、採購管理之作業流程及基本原則
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採購管理之參考作業流程如下,而其在執行上之基本考量或原則分述於后:
研訂採購管理制度/程序及計畫 (一)
請 購 (三)
購案之審核 (四)
規格中是否
包含適切之安全衛生需求?
執行採購 (五)
驗 收 (六)
是否符合採購所需之規格?
N / Y 結案及紀錄管理 (七)
Y / N
供應商之評核 (二)

***
(一)研訂採購管理制度 / 程序及計畫

1. 事業單位應依其規模及風險特性,於機械、器具、設備、物料、原料及個人防護具等之採購(含租賃),營造工程之施工規劃、設計及監造等(含交付承攬之委託),建立、實施及維持可符合安全衛生法規及職業安全衛生管理系統等相關規範要求之採購管理制度 / 程序及計畫,以契約內容要求應有符合安全衛生法規及實際需要之安全衛生具體規範,控制因採購而可能引起之安全衛生危害及風險,並於驗收使用前確認其符合規定。

2. 對於請購、採購及驗收等相關人員應給予必要之安全衛生教育訓練,以確保所採購之工程、財物或勞務,可符合安全衛生法規之相關要求。

(二)供應商之評核
事業單位應訂定包含安全衛生準則之供應商選擇程序,並定期評估其供應期間在安全衛生上之績效,作為合適供應商選擇之依據。

(三)請購
1. 事業單位請購工程、財物或勞務前,應先確認其在安全衛生法規及本身實際上之需求,並考量可能引起之安全衛生危害及風險,將所需安全衛規格納入採購需求說明書或契約中,必要時,得規劃時程逐步訂出各採購工程、財物或勞務所需之安全衛生具體規範,作為請購、採購及契約驗收之依據。
2. 事業單位對於財物之請購,尤其是危害性化學物質,應考量儲存量可能引起之安全衛生問題,必要時得建立安全考量上之最高儲存量,超過該安全最高儲存量之購案不應核准或是降低其採購量。
3. 事業單位將營繕工程之施工、規劃、設計及監造等交付承攬或委託,其契約內容應有防止職業災害之具體規範,並列為履約要件。
4. 有關工程採購案,安全衛生項目所需之費用應有一定的比例,必要時得要求供應商逐項編列,並按實際執行狀況報銷。
5. 應要求供應商提供與採購之機械、器具、設備、物料、原料及個人防護具等,有關之安全衛生資訊;對於供應商主動提供之安全衛生資訊,須傳達給相關部門。

(四)購案之審核
1. 事業單位應認知採購責任除考量價格及後續維護等成本外,更應考量不可造成人員傷害或財產損失等事件。
2. 事業單位在審核所請購之工程、財物或勞務時,應確認包含安全衛生需求之採購單或契約之適切性。

(五)執行採購
1. 事業單位應尋求合格之供應商提供可符合採購說明書或契約書相關要求之工程、財物或勞務,必要時,可先建立合格供應商名單為詢價之對象。
2. 對於供應商須入廠(場)執行施作、安裝及測試等作業之購案,應明確要求供商依承攬管理之相關規定辦理,以確保人員之安全及健康。

(六)驗收
1. 對所採購之財物,在驗收時除須確認符合採購所需之規格外,亦應確保其在卸貨、搬運及儲放等過程中之安全衛生問題。
2. 對所採購之工程、財物或勞務在使用前,應有達成及符合安全衛生法規最低標準之作法,如新購機械設備在安裝後,應確認周遭原有安全衛生防護及控制設施、用電負荷、作業環境、操作或維修標準程序等安全衛生要求均符合相關規定,方可正式使用。

(七)結案及紀錄管理
1. 事業單位於完成驗收後,應將相關紀錄歸檔備查,紀錄至少應包含已核准之請購單、測試之方法及結果、驗收結果等。
2. 第一類三百人以上事業單位,執行紀錄應保存三年以上。
3. 事業單位應定期檢討採購管理計畫之適用性,必要時予以修正。

五、參考文件
特別重要之參考文件如下,事業單位如需參考,應查閱這些文件之最新版本:
(一)TOSHMS指引
(二)TOSHMS驗證規範
(三)TOSHMS指導綱領
(四)International Labour Organization: 2001, Guidelines on Occupational Health and Safety Management Systems (OSH-MS)
(五)OHSAS 18001:2007, Occupational Health and Safety Management Systems - Requirements
(六)勞工安全衛生組織管理及自動檢查辦法

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