不要讓「緊急的事」淹沒「重要的事」
國立中山大學政治經濟系
副教授 劉孟奇
（原載於「看雜誌」37期）
在過去半年內，你是不是在工作上非常忙碌？如果是的話，請想一想：在過去半年內花掉許多時間所做的種種事情，有沒有不少是可以讓你在中長期收割成果的？
如果你的答案是肯定的話，恭喜你！你顯然善於把時間分配到「重要的事情」上面；但是如果你的答案是否定的話，請小心，你或許已經讓「緊急但不太重要」的事情占滿你的時間，而這將會侵蝕你的長期競爭力。
怎麼區別「緊急」與「重要」的事？簡單的說，緊急的事是截止期限已經逼在眼前（或者說「火燒屁股」）的事情，而重要的事則是會在長期產生影響的事情。
「緊急」與「重要」不必然互斥，有些事情既緊急又重要。舉例而言，你可能臨危受命，負責趕出一個重大企畫案。無論如何，有許多緊急的事情純粹只是救火。一個惡性循環的情形是：你不斷發現自己處於「火燒眉毛、且顧眼下」的情境，並因此精疲力竭、分身乏術，而無法未雨綢繆，結果還是必須持續「臨渴掘井」。
我們可以把事情分成「緊急與重要」、「緊急但不重要」、「重要但不緊急」、「不重要也不緊急」四類。對於「緊急與重要」的事情，當然要全力去做。但是我們經常面對的問題是，長期下來，發現自己分配在「重要但不緊急」上面的時間太少，也嚴重限制自己長遠發展的高度與可能性。
要怎麼把時間擠出來給「重要但不緊急」的事情？最明顯的地方，當然是盡量減少「不重要也不緊急」的事情。舉例而言，需要花那麼多時間閱讀與轉寄別人轉寄的e-mail嗎？需要花那麼多精神在msn上面嗎？
不過，吃掉時間最兇的，通常還是「緊急但不重要」的事情。一旦有這種情形，請檢視一下：如果你反覆做類似的救火工作，這或者代表你處理事情的習慣流程有明顯問題，所以才會鬼打牆似地不斷遇上相同麻煩；或者代表你接下了遠超過你所能負擔的事情，所以才會一直處於不勝負荷的狀態。
如果是前者，那麼你需要靜下心來，好好想一想，如何改掉習慣性的毛病，建立一套不會經常放火的標準作業流程；如果是後者，你可能需要狠下心來，把那些真的無力負擔的人情推掉。有時候，你不去找事，事不來找你；而如果事不來找你，人就不來找你的話，可能就代表這些事與人其實也沒那麼重要。
我自己的一個心得是：不管是緊急的事或重要的事，都盡量養成「切割處理」的習慣。就緊急的事而言，早點起個頭，完成40%，以在截止期限來臨前只剩60%要做，這就跟「時間要到了，卻什麼都還沒做」差別很大。就重要的事而言，再怎麼忙與累，每天都持續做一點，有整段空白時段時才能大有進展。
讓自己能持續投資足夠時間在「重要的事」上面，長期下來，必定能感受到這個習慣帶來的莫大好處。
Posted by lakatos at
樂多Roodo! │15:19
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職涯規劃
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原文引用自此
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at October 8,2009 19:02
館長所言甚是
拜讀之後提出一點小小的技巧供各位大德參考
說穿了不值錢，排「功課表」而已
挑幾件重要的事像功課表一樣，星期一到五，一天排個一到兩件
若是有緊急的事耽誤了今天重要的事的進度，那就別補課
依照經驗，愈想追進度，愈覺得事情做不完，最後就是不做了
就像上課一樣，把休閒時間拿來照表操課，會學到不少東西喔
"要怎麼把時間擠出來給「重要但不緊急」的事情？最明顯的地方，當然是盡量減少「不重要也不緊急」的事情。舉例而言，需要花那麼多時間閱讀與轉寄別人轉寄的e-mail嗎？需要花那麼多精神在msn上面嗎？"
嗚...可是我想問劉老師能否讓我轉寄這篇給我的學生...然後再讓他轉寄給其他班上同學...
(會註明出處)
OO，
哈哈，這真讓我有「做法自斃」的感覺。
沒問題，歡迎轉寄。
to OO:
韓愈曾經說過:「師者，所以傳道、授業、解惑者也。」
所以對於身為老師的00來說(應該沒錯吧...)，轉寄好文章給學生應該「重要但不緊急」的事情吧!!
ps:話說其實00祇是在開玩笑而已，只是我太認真了，哈哈。
看完了這篇文章，有點了解為什麼自己做事常常有白作工、沒有方向的感覺了。
看完這篇以後, 有點搞不清楚是不是應該來這裡看文章....
黑都醜，
如果您有這種疑惑的話，就該把時間用在您覺得更有價值的地方啊：）
常常在截稿時加班到很晚，看了館長這篇文章後，讓我想到其實自己可以先去實行那"早點起頭完成的40%"-希望能在截稿期不要加班到太晚為目標(有時很愛來這裡的留言本看看大家的意見呢~雖然這是重要但不緊急的事)
蘇菲亞，
「先開頭完成30-40%」真的是很值得一試的方法，我經常靠這個原則在救命：）
把「緊急程度」跟「重要程度」當作兩個軸向，就可以畫出一個有四個象限的2D平面，再把事情放入該平面，該從哪裡先下手，應該就能一目了然了...
以上是看了這篇文章，腦袋浮出的輔助作法，等一下就來試試看。:-)
我發現，我竟然連一件「緊急與重要」、「緊急但不重要」、「重要但不緊急」、「不重要也不緊急」的事都沒有....
所以呢？我就在這裡慢慢混...反正阿...我什麼都沒有，我有的是時間...
我覺得這文章裡介紹的方法"非常受用"
想Fw:(給多人)
↑文章當然是"保持原貌"
不知板大是否同意..
楊正文,
您好！沒問題，歡迎轉載。
下面那些分屬「緊急與重要」、「緊急但不重要」、「重要但不緊急」、「不重要也不緊急」的事情？
(a)三軍統帥在颱風夜喝喜酒
(b)接受國外馳援
(c)完備防災法令機制
(d)與媒體及其他部門官員打口水戰
寫的真好! 我想我正在自食惡果中 要有所改變 我會把這篇文章印出來 貼在辦公桌上 謝謝!
話又說回來 那"不緊急又不重要"的事常常是作起來最愉快的事 (像是查e-mail 之類)! :(
先完成40%，會不會造成虎頭蛇尾的狀況？
我的經驗，後面的部份經常變成趕工而草率收場……
若先完成的40%是架構，以及重要的部份，那就不會因為趕工而虎頭蛇尾，反而可能因為趕工而精簡，但要小心疏漏造成的詞不達意。反之，若先完成的40%是工作（例如一份報告）的前面40%，那常會有虎頭蛇尾的狀況。
私密回應
有互聯網何用記憶？
"梅里爾指出，我們的短期記憶一次只能記住很少的幾件事情，這意味著，我們必須把任務簡單化。因此，多項任務同時進行，必然導致低效率和失誤。除非其中某項任務簡單至極。梅里爾表示，邊走邊嚼口香糖是件易事——而我剛剛證明，在想著事情的時候，要在正確的車站下車就困難得多。
梅里爾也不贊成在各項任務之間頻繁切換，那會讓頭腦變得糊塗。當我一分鐘查看16次郵箱時，工作效率會極其低下，或許就是這個原因。"
"梅里爾表示，為了做到條理清楚，另一個要點是，多想一想確實需要儲存在長期記憶裡的事情。
我已得出一個讓人備感輕鬆的結論：要把工作做好，我們多數人都幾乎不必記住任何事情。因為幾乎所有信息都幾乎總是能夠在互聯網上查到，我們只需點一下鼠標即可。
事實上，在頭腦裡儲存信息，唯一的用處就是：當手邊沒有電腦時，可以在同事們面前賣弄一番，這就像一種聚會上常用的花招。"
