「充分準備」造就「成功簡報」
國立中山大學政治經濟學系（劉館長按：這兩天在少的部落格讀到一篇新文，談到少最近準備及成功進行一次重要簡報的經驗 ，對於少的心得只能說「深得我心」！因此趕快把前一陣子替「看雜誌」（登於34 期）的文章貼上來，以為呼應。----這也應該算是非常明顯的「相互引用」吧：）當我有機會訪談已經畢業，並在職場工作過一段時間的年輕人時，總喜歡問一個問題：「如果讓你的大學生活重來一次，你最想要改變的是什麼？」在我的經驗裡面，很常聽到的一個答案是：「我會在課程需要做口頭報告的時候，主動爭取上台報告，好磨練自己的簡報技巧！」
簡報是工作的「聚光燈時刻」 對個人而言，簡報其實是重要的「發光發熱」時刻。職場中的一個重要現實是：你如果一直「默默無聞」，就不要感嘆自己「懷才不遇」！要讓別人對你產生興趣，你必須有一定的「曝光度」。在日復一日的工作中，簡報就是「當聚光燈打在自己身上」的時候。你如果能把握這種關鍵的「舞台時刻」，完成一場「精彩演出」，並在其中展現自己的專業能力與敬業態度，讓聽眾留下深刻的好印象，就可能對你的職涯發展產生非常正面的影響。成功簡報秘訣：準備，準備，準備！ 問題是，一旦進入職場之後，簡報往往是必要工作，就算是「趕鴨子上架」，也沒有逃避的藉口。不只於此，學校裡的老師其實一般都很和善，對於「不好的簡報」多半是「溫言鼓勵」；但是在職場中，「上不了檯面」的簡報很可能直接得到「下不了台」的嚴厲難堪。面對這種殘酷現實，也難怪會有很多人會懊悔當初沒有好好利用學校裡的「簡報友善環境」了。 「對投影片照本宣科」是大忌 說到「準備簡報」，許多人的腦海中大概會馬上浮現出「準備PowerPoint投影片」。的確，以目前電腦科技盛行的情形，在簡報時以投影片輔助已是常態，而如果運用得宜，也的確可以讓簡報生色不少。 如何準備簡報 在下面，我們提供幾個關於「如何準備簡報」的重點： 一、充分瞭解你的報告，使自己具有「專家權威性」報告者一定要充分瞭解自己的報告內容與資料，特別是相關的事實與數據，必須充分理解，並能正確無誤地運用。使用術語時必須精準，推論的邏輯必須嚴謹。請盡量把報告的重要資訊記憶下來，達到能夠不需要查閱書面就可以口頭引用的程度。只有當報告者展現出高度的「專家權威性」時，才能贏得聽眾的信任，並使自己的簡報具有足夠說服力。 二、選擇你要傳遞的核心訊息，並依此組織簡報當一個報告者充分瞭解自己的報告內容以後，經常犯的一個錯誤是：想要在簡報中把自己知道的資訊全部都報告出來。這不只會讓自己面臨「簡報不完」的尷尬風險，也會讓聽眾弄不清楚這場簡報要傳遞的主要訊息為何。一場簡報下來，大多數聽眾只能記住三個重要訊息。請基本上就選擇三個你要傳遞的核心訊息，並依此組織簡報。這個議題為什麼重要？我的主張或結論是什麼？我根據什麼而得出我的主張與結論？(3)適時使用故事與比喻，可以提高聽眾的興趣，並加深他們的印象—但是不要離題。 三、注意開頭與結尾一般而言，在簡報開頭處要能夠：(1)讓聽眾知道簡報的目的；(2)引起聽眾對議題的興趣；(3)讓聽眾知道簡報的概要內容與進行架構。在簡報結尾處則可以摘要與強調整個簡報所要傳遞的核心訊息。請注意在開頭處要有感謝性的禮貌開場白（建議不要用不相干的玩笑話來開場），在結尾處則要感謝聽眾的聆聽，並歡迎聽眾提出問題。 四、不要濫用PowerPointPowePoint投影片的用處在於：(1)協助聽眾掌握報告的結構與脈絡；(2)協助聽眾掌握重要論點與邏輯順序；(3)協助聽眾掌握報告中的重要數字、術語或定義。投影片的字句應盡量精簡，不會讓報告者淪為「投影片播報員」。注意檢查投影片中資訊的正確性，因為一個錯誤數據就可以重傷整個簡報。如果要使用PowerPoint的話，請記得一定要事先確認器材設備及電腦檔案能正確運作。不要反過來中斷與干擾自己的報告流暢性。 五、注意服裝儀容與肢體語言聽眾會根據穿著來判斷報告者的專業性與敬業態度，合宜正式的穿著也有助於自己專注在報告上面。一個簡單的穿著標準是「比你的聽眾高一個層級」；保險的穿著則是「深色專業衣著」，男生穿襯衫打領帶，女生穿套裝，基本上都不會有問題。也請注意穿著正式的鞋子。把身子朝向聽眾略微前傾，不要讓聽眾覺得疏遠；維持眼神與聽眾交會，並且用「遠近左右交替」的方法，讓自己的眼神與每一個區域的聽眾都能交會。 六、沈穩冷靜回答問題簡報就要準備回答問題。「充分準備」是成功回答問題的前提。不要在心態上畏怯提問，更不能在肢體語言表現出來。記得：如果能夠成功回答高度挑戰性的問題，往往也就確立了別人對於簡報的正面評價。專注聆聽提問者，並在完整聽完提問後再回答；在回答問題時，先謝謝提問人。如果遇到敵意性的問題，用中立而不帶情緒的方式回應。記得最重要的事情不是「以牙還牙」，而是聽眾對於自己風度的印象。遇到真的不知道如何回答的問題時，沈著冷靜地承認自己現在並不清楚這個問題的答案，但是會盡快把答案找出來。千萬記得，不管在哪一種情形下，都不要尷尬傻笑或「裝可愛」。【延伸閱讀】 關於報告(I) 關於報告(II)
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四、不要濫用PowerPoint (+1)
太依賴PPT大概是很多人的通病吧
謝謝 我引用了
espresso!!
geminilin,
我有個好口頭報告和口試^^
susan,
to 無心，
少，
您的再回應文
「關於報告(II)」 動作還真快。這兩篇文章我以後一定要求要在我課堂上報告的學生必須先看過：）
「關於報告(II)」裡面關於標題的提醒（第2點）非常重要，我在這篇文章裡面忘了提這一點，但這是我看過學生簡報的普遍較大毛病之一。
不過第3點，關於句號的要求我比較沒有聽過。不知道您的公司有沒有解釋這項要求的理由為何？
lukhnos 所說的書有中譯本，書名是『簡報藝術2.0』悅知文化出版。
way,
什麼是「深色專業衣著」？
不知道大家覺得所謂的
高橋流簡報法 如何
當初看到著實驚訝了一陣子
連夜趕工,粗糙的做了份明天口試的簡報
去拼搏生命裡最重要的十分鐘的學生1/2，
關於句號的要求，就我的了解有二。
關於句號，曾聽過中文系的教師認為選擇題的選項不該有句號。例如：
相反的是，我的簡報常常都是時間太短
少，
這篇文章令我獲益良多，
潘：
以前在大學裡
覺得這文章很棒:)
少，Lakatos,
iamrealbb,別校的學生，
Identity 2.0
請依照自己的網路速度和軟體支援選擇 Large 或 Small 版本。
不知道那個「高橋流簡報法」跟這個哪個先出來？這是2005年就在網路上流傳的。竊以為 Dick Hardt 的表演更精采一些。
這種 Power Point 大概也只有穿 T-shirt、牛仔褲就可以上場的簡報才能這樣玩。
以金融業來說深色專業衣著指的是深色西裝，襯衫以淺色，特別是白色為佳。不過由於太多年輕人不會穿正式服裝，或者是老闆不相信員工的品味，搞到台灣有些公司甚至規定年輕員工穿黑西裝、白襯衫（某筆劃很少的金控就這麼幹）。如果可以選擇的話，跟這些人在一起時穿深藍色的西裝可能看起來比較不像黑社會小弟。
服裝幫忙加分的可能性不高，重點是不要穿的太突兀讓自己扣分，使聽眾可以注意報告本身就夠了。
筆劃很少，那肯定是元大了。
原來在業界和學界PPT呈現方式不同阿
第一次聽到這樣的心得
真的要完美呈現演講，除了投影片字句內容能抓住重點，還要實際演練N次
在研究所吃了不少苦頭!
最近發現在TED網站有一些不錯的演講
還有英文字幕可看
有空可以去看看
http://www.ted.com/
感謝lakatos的慰勉
JZFan
JZFAN,
〈加強作文能力？（張大春）〉
『一旦通過考試，學子們還願意自動自發、寫命題作文的大概很少。就像數學或英文一樣，一旦在生活現實裡工具性的應用機會少了或沒了，人們當然不會純粹以「加強能力」為目的而主動演算或是鍛鍊。』
大作家這話可以算是這篇的另類引言吧:P
