August 22,2008

Asia Pacific Youth Rally in Taiwan

這是我這次回來兩個月的空檔裡進行的一個重要的活動
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       當我人還在澳洲的時候,我就常常在想如果哪一天有哪個外國朋友到台灣來找我玩,我要帶他們去哪邊呢?我也常常跟我的朋友介紹自己的國家特色,但是總希望能夠有機會真正帶他們到處去看看。

       後來在我回到台灣之後,從青輔會的電子報上得知了這個活動的訊息,我想在我跑去烏干達之前的兩個月空檔總是要找點事情來做的,說不定這個活動根本就是老天為我而設計的。

 

       有趣的是,我發現在這群義工之中我居然是最年長的人,雖然我一直認為年齡就像是一種階級一樣,不應該因為年長而就會有較應受人尊重的地方,一個年長者應受人尊敬的地方應該是他的經驗與智慧而不是他的年紀,否則就會有倚老賣老的感覺,基本的禮貌是一定要有的,可是不應該是要求他人完全的要尊重自己。然而第一次感覺自己已經較他人稍微年長時,我還是會有稍微不自在的感覺。從小因為早讀,所以無論在何種團體裡我似乎都最年輕的,求學路程、當兵、澳洲打工,只要說出自己的年紀似乎都會讓人驚訝的說出你怎會如此的年輕,但是在這次活動,我反而被許多人的年紀給嚇到了,但是,是個正面的反應。

 

       很開心看現在有這麼多的年輕人關心台灣的國際事務,對於此種能夠介紹台灣特色的活動也積極的參與,更重要的是很多人也表現出超出他們年紀應該有的沈穩及做事能力,六天的活動說真的辦得十分的緊湊,一部份原因出在可能協會沒有辦過此種活動的經驗,另一部份則可能出在招募近來的義工一開始連絡網路和工作分配並沒有作好,然而就結果而言我還是十分的肯定,許多的外國朋友都感受到台灣人的好客及我們的文化,而主辦活動的我們也玩得十分的愉快。

 

       對於辦活動我會分成四種情形,

第一是賓主皆不快樂,來玩得玩得不開心,帶人玩得自己也不開心。不用說這種情況當然是最糟的。

第二種就是客人不愉快但是主人卻玩得很high,這種就是不了解來參加的人的背景只自顧自把自己認為有趣的東西丟給來賓,這種情況算是第二糟的。

接下來是客人玩得很開心,但是辦活動的人卻累得要死,甚至有大家互不信任、辦完活動各分東西的情況出現。這種情形在一般大學社團或是系學會活動裡還蠻常出現的,老實說,我也曾經弄出過幾個這種活動,主要原因還是歸因於自己的領導能力不夠成熟,無法建立良好的溝通管道、甚至是因為不信任他人而把事情全部攬在身上做導致自己很累而別人卻不知道要做些什麼的情況,然而這種情形還算是好的,至少表面上就外觀看來活動是成功的,私底下的事情沒有人看到就算了。

最後一種出現在第一象限的賓主盡歡情形,在我參與舉辦的活動之中實在是很難找出來,但是這次的活動我會把他歸在裡面。

 

       首先我要說,這是我個人的角度,對我而言這次活動我十分的開心而且我也覺得我帶到的外國朋友也十分的開心,或許有人做的很累很有怨言,或許有人偷哭被我發現但是我裝作沒有看到,然而我想這都是辦活動的必經過程。

 

       一個活動裡本來就會有人做多有人做少,懂得何時把何等份量的工作分配出去這是一們藝術,或許一個人做完會很有成就感大家也會把掌聲加在你身上,然而對於整個團體而言並不是最有利的,全部自己來的完美度可能有90分,但是辛苦的程度卻也有90分,交給他人做完美程度可能只有80分,但是辛苦的程度可能會降低到30分,並且可以促進組織的工作效率,所以懂得適時的分配及求助,這是很必要的,當然如果本身自己是領導人,就應該知道要把工作交給最適當的人去弄。

 

       有時候我會想著我以前辦過的所有的活動,想著有哪些地方可以改進,想著自己的角色可以做什麼樣的調整,想著如何能夠達到我心目中第一項限的賓主盡歡。這次的活動我把自己定位在非到最後一刻否則我不跳出來以及儘量把團隊氣氛帶起來的角色上。從高雄肉丸搞定阿嬤一直到營火晚會的主持人,還有無時無刻的搞笑我想我還蠻盡責完成了我的角色設定。在最後在協會舉辦的雞尾酒會上我想氣氛也是十分的高張及融洽,外國朋友也感到台灣是個溫暖有深度且充滿回憶的地方,這樣的活動我會把他歸到賓主盡歡象限裡。

 

       然而任何活動辦完都會有檢討的必要,雖然這次活動辦完後大家就各分東西,可是我還是想要提出幾點,反正這是我個人的部落格,想說就說吧!

 

從一個參加的義工角度,我看到這次活動可以加強的有以下幾個點:

 

溝通管道不夠

       首先辦理一個活動,而且還是個會有政府官員、各地長官、亞太地區十個國家共襄盛舉的這樣一個國際型活動,我覺得有很多義工,包括我在內在準備的時候都發現到一個問題,那就是很多事情只有少數人知道,無論是何時要開會、場勘、服裝細節、準備活動內容、動線規劃…等一切有關活動籌辦的細節,在發佈出去的時候都是很突然並且沒有讓所有人在第一時間得知的,通常大家在一陣驚愕之後也只好趕快去把交代的事情弄齊全。

 

多方發號司令

       這一點我覺得是十分嚴重的問題,總而言之就是組織架構不明確,這個活動老實說是一個幾乎都在臨場反應的情況下辦完的活動,這時候更應該要讓辦理活動的人員知道在何時、何地應去找哪位負責人詢問最後的決定,雖然基本上是尋著理事長>秘書長>協會人員>各組負責人的架構,但是例如說在第一天晚上各國排演及貴賓特殊要求事項的情形我覺得稍微有點反應不足,在劍潭青年活動中心的時候我就不知道要找哪位協會人員來詢問相關的事項,而當時的情況也有點混亂,各國青年都想要排練而時間卻分配不均導致最後壓縮到我們自己排演的時間,並且也讓應邀表演的原住民朋友等了一下,更不用說讓擔任司儀的老師一直被請來請去。我想這點應該可以加強。

 

準備時間不足

這個部份可以分成短程及長程來說。

       短程而言,我們這次活動有很多的內容幾乎都是要在最短的時間裡生出來的,從名牌到營火晚會我想大家都可以感受到,幸虧各方大神保佑活動才沒有開天窗,也很感謝那些付出別多的義工,是你們把整個活動撐起來,如果我們有多一點的時間,我想我們可以把活動弄的更完美。

 

       但是就長程的來說,我想蘇局長說得很對,應該要從培訓義工開始的,先撇開要花上的時間和金錢不談,光是從如何介紹台灣開始我想這就可以開個幾堂課了,更深入的甚至是如何介紹夜市文化或是台北市各個景點的歷史背景,我很不推薦用導覽的方式來介紹,如果來參加的義工能夠用英文來介紹我想會比聽著生冷的機器來的有趣多了,甚至是一些很平常的生活細節,例如說圓桌吃飯,就可以衍生出台灣特有的婚禮習俗,坐上計程車也可以跟他們聊聊台灣的計程車司機,像韓國人就很驚訝我一上車就開始跟司機攀談,各種節慶,例如說活動中遇到的中元節及鬼月。夜市也不僅僅是帶他們去吃而已,如果能說出各種小吃的來由及製作的方法,這樣更是有讓人深入了解台灣文化的感覺。

       最後我還是要說我很開心有這個機會可以認識更多的新朋友以及跟外國朋友介紹自己的國家,如果協會還有更多的活動我想我會盡全力的來去幫忙的!


 

 


Posted by ilavm5207 at 樂多Roodo! │01:59 │回應(4)引用(0)義工青年阿綸
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回應文章

有同感:
1.現在參加有趣的活動自己都是年紀最大的幾個,哭哭...
2.和外國人介紹台灣的景點和歷史真的需要多準備和訓練
3.和外國人接觸交流,重新看看自己的環境,真的是太有趣了
Posted by shiun at August 22,2008 09:53

早知道就要趁小時候多玩一下!!

是這麼說的嗎?
Posted by 阿綸 at August 23,2008 13:33

:)我是有為青年&堅強的女性
(我是不會哭的喔!!)
p.s.叔叔可以考慮染頭髮,看起來比較年輕
(((笑)))
Posted by jamie at August 25,2008 17:13
學長~ 很不好意思 我今天才看到這篇
(最後一次看是看有關你在澳洲的事情)

我也有很多話想說
也有很多感謝要給你


希望明天一早 我能夠回你


很開心 看到你這篇文章 更開心的是認識學長 以及跟學長一起完成這一項介紹台灣的任務!
Posted by 給學長 at October 21,2008 23:52