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March 5,2008

利用Word合併列印功能產生信件

因為是幹MIS的,最近因為搬移Mail Server所以需要重新通知帳號密碼
如果所有User的預設密碼都一樣,那就太危險了
因為依照以往慣例,你現在給什麼密碼,User就會用一輩子!!

所以只好每個人都不一樣
可是公司上百人,每個人都發一封信,那就太痛苦啦!!

Word有個好用的功能,叫做合併列印,利用它來產生大量內文不同的E-Mail
那就很快了!!

1.首先我們要有一份清單,如果你最後要當E-Mail寄送的話,這個清單內一定要有E-Mail欄位
利用合併列印發信1
2.然後開一個Word檔,點選合併列印功能
利用合併列印發信2
3.文件右邊會出現一個分割,這就是合併列印的設定精靈,因為我們要發信,所以請選擇電子郵件訊息,然後開始文件
利用合併列印發信3
4.這邊選擇你要用作合併列印的文件,因為我都是開新檔
利用合併列印發信4
5.點選瀏覽,找到你要合併的Excel檔

利用合併列印發信5
利用合併列印發信6

6.選擇要合併的工作表以及確認工作表資料

利用合併列印發信7
利用合併列印發信8
7.選擇好資料來源了,請按下一步
利用合併列印發信9

8.在左側寫好信件內文,然後點一下要插入變數的地方,再去點右邊的其他項目
利用合併列印發信10

9.例如我是要插入Excel資料表中的帳號名稱欄位,就在帳號名稱那邊點兩下
利用合併列印發信11

10.依照這方式插入所有的欄位,然後點右下角的"預覽電子郵件"
利用合併列印發信12
11.出現預覽,你可以左右選擇預覽每個收件人的信件,確定無誤再點完成合併
利用合併列印發信13
12.這邊點一下電子郵件
利用合併列印發信14

13.輸入主旨,然後按下確定,你的寄件夾就會出現要發送的信件了
利用合併列印發信15


Posted by horoyang at 樂多Roodo! │10:22 │回應(4) │引用(0) │工作
樂多分類：日記/一般 工具：編輯本文
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回應文章

居然有這麼高級的用法!!
記得以前是有在PCHOME之類的書看過合併列印的功能，
但是居然可以用來發mail。
我敗了！！

BEN大哥高手高手。
學起來。
不過我好像沒什麼機會用到。

下次有想到什麼再用用看好了。
把這個加入bookmark!!!!
感激不盡！！
Posted by 克拉克 at March 5,2008 11:04

不客氣...懶的在公司發表了,反正也沒人看,不如放在Blog,要找資料也方便
Posted by horo at March 11,2008 14:59

這功能很方便說，之前印催收信的時候常用到
Posted by larry at March 11,2008 23:26

版主，您好：
有個合併列印的問題想請教您，我最近使用以WORD合併列印功能直接寄發MAIL，但只能寄純文字檔，也不能夾帶附加檔案。不知您是否可教我，在使用合併列印寄發MAIL時，不限於傳送純文字檔，並夾帶檔案一起寄出！感謝您的協助！
Posted by linirene at July 8,2009 09:08


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