傅瑞德繼續貼

有點經驗的自由工作者都知道，不僅接案子做案子是本事，要收得到錢才能算數。

像是談價格和付款條件、避免被扣款或倒帳之類的問題，都會影響到日後的收款前者是經營的技巧、後者是難以預測和處理的意外狀況，先不去談它；在正常的狀況下，有一件對遊牧族很重要的工具經常被忽略、在市場上似乎也沒有現成產品，那就是客戶管理和記帳用的電腦軟體。

對於客戶單純、工作件數少、期限長（例如固定配合某出版公司，一年翻譯個幾本書）的人而言，這方面的重要性比較不那麼明顯，用一本筆記簿可能就解決了。

但如果工作人數少、沒有專屬的會計（或是能幫忙的「老闆娘」）；客戶又多於三五家、一年案子超過100件以上的時候，光是發估價單、開發票、發請款單、記帳、對帳、收支票、等兌現、追蹤應收帳款、甚至外幣帳戶管理等等，都會是個頭大的問題。當然，這是假設報稅用的外帳已經如前面的文章中所提，已經有會計事務所幫忙處理，否則還會更麻煩。

使用良好的帳務工具，除了精準控制營收、正確報價（才不會被客戶問「同樣的案子，為什麼上次報一千、這次報兩千？」）、記錄客戶的請款日和付款條件之外，還可以避免糊裡糊塗被客戶拖款、或是因為認知不同而產生糾紛。

我自己碰到的經驗，包括客戶在某個環節中把我開的發票搞丟了、或是因為「寄發票沒有附回郵」，因此延遲付款；這時候客戶往往不會好心通知你，而是要等到請款期限過了、你自己不小心發現錢還沒進來，才會想辦法跟你解決。

當然，文具店有賣的傳統帳簿也是可用的工具，不過如果有能夠同時管理和列印進出單據、可以查詢應收帳款、同時管理客戶聯絡人資訊的電腦軟體，那就再好不過。

不過根據我自己的經驗，市面上很少有針對遊牧族需要而設計的這類軟體。國外有一些這類工具是以共享軟體的形式發行，不過多半不適合國內環境使用；國內廠商的同類軟體則通常規模太大、價格相對較高（因為針對中小企業或特定行業設計），也並不十分適用。

由於遊牧族可能沒有讀過會計、就算讀過也不見得有電腦程式方面的知識，要自己弄出一套合用的系統難度頗高；就算有人願意製作這樣的產品來賣，自由工作者之間的需求差異也大，很難有一套能夠完全通用的解決方案。

所以，利用類似Excel、Access、或是FileMaker之類的試算表或資料庫工具，以其中的程序或巨集指令製作工作流程、甚至用Word打報價單單張存檔的方式都有人用。

您用的又是什麼解決方案呢？曾經因為這方面的問題遭遇困擾嗎？不妨寫下來跟大家一起分享。

（本文同步刊登於「遊牧上班族」）