January 29,2008 09:34

Ch 商業談判_談判前的準備

§ 談判前的準備


談判前的準備是要沙盤推演出一個談判計畫,其中包含了你要達到的目的、如何達成這個談判目的的方法、檢查談判進度的判斷準則(milestone)等。談判的準備工作,依照你的工作習慣、經驗,與組織的工作模式,有各種可能。大致上有三類的準備工作:決定議題、設定議程、安排人與資源。

★決定議題

我們之前提到談判的前提,其中一個是需要解決的事情。多半這些需要解決事情,是不能夠直接成為談判議題的。例如你有經銷商佣金太高的問題,這個問題當然不可能直接拿來與經銷商討論。你要降低經銷商佣金為目的,設定你的議題,好讓你可以順利與經銷商談判後,得到你要的結果。
議題相當於解決問題的步驟,設定議題的方式,跟你解題的思維有關,沒有標準作法。可以從幾個層面考慮:與解決的問題相關、談判各方要什麼、在可談判空間中設計不同的組合方案。最後你設計出來的議題,一定是雙方瞭解這個議題要談的事情包含哪些項目、觸及哪些範圍、達成具體的成果是什麼。

■議題內容與需要解決的事情相關
你可以開門見山,將解決問題的議題一一條列出來。也可以迂迴地提出,讓對方卸下心防等。但都一定要與解決事情相關。
有些人會設計天差地遠的議題,只為了避免衝突與緊張,或是過度營造氣氛,造成最後談判的過程,偏離到不知所謂的狀況去。
議題內容相當於陳述、證明某一個事情的解決之道,談判各方對於這個解決之道,有各自的想法,所以需要透過談判確認一個雙方都能接受的結果。議題內容不論看起來有多無關,最後總是為了解決事情。
例如你介紹一個市場評價很差的競爭產品的,看起來是鼓勵經銷商們對自己的產品有信心,跟你原來降低經銷商佣金目的不相干。其實你在稍後引用這個產品經銷商所提供的服務內容與佣金組合,告訴你的經銷商其實他們做得還不夠。

■考慮談判各方要什麼
劉必榮在《談判全攻略》中提到,談判各方通常要的東西有十種:金錢、物質、空間、資訊、專業知識、人力、人脈網絡、通路、能力、行為。
這十種東西雖然涵蓋大部分的要求,你還是可以根據自己的狀況,仔細地列出來各方要的項目,越仔細越好。千萬不要以為列出的項目很奇怪、很天方夜譚,也許其中真地有對方想要的,或是發現對你很有利的小要求。
列出各方要什麼之後,你還要區分這些項目的需要程度是屬於「一定要」、「最好有」、「有也不錯」中的哪一種。

⊙一定要(must)
有的要求是談判的關鍵,如果無法達成這些要求,談判是不會有結果的,有可能破局,甚至根本無法開始談。例如與經銷商談判降低佣金比率,經銷商一定要增加付款遞延天數(從45天遞延到90天),你如果不能同意,這個談判很可能談不下去。

⊙最好有(nice to have)
在一定要的要求之外,各方也會盡量提出更多的要求,以便得到更完美的解決方案。這種最好有,可能是解決其他的小問題(還不到需要談判的程度的小問題)可能是提高目前談判結果的成效。
例如買一部車,乘坐的人數、排氣量、價位等等,可能是一定要的條件;什麼顏色、有沒有鍍鉻門把等,就是最好有的條件。

⊙有也不錯
這完全是從給的一方角度來看的,對接受的另一方來說,不是沒有想到過,就是他其實不在意。例如買肉送蔥,對買主來說,有當然很好,不過如果沒有,我還是會買豬肉。
這類的要求,是為了吸引對方,或是讓對方降低防衛,讓談判能夠順利進行。只是這樣的作法不一定都有用。
有了這些要求,我們就可以將之視為籌碼,放在談判的場合裡,大家稱斤論兩地互相折衝,直到取得雙方都願意接受的交換條件為止。

■設計組合方案
一旦知道有哪些議題要談,這些議題包含哪些要求。我們就要仔細想想這些議題裡,哪些是可以完全操之在我的,哪些是我無法控制的,有哪些要求是我有的(有多少,可以怎麼用)我沒有的東西,有沒有可能另外獲得,代價值得嗎?可以用什麼其他東西來代替、或是改變對方態度、立場、想法等?
考慮這些的結果,就是推演出一套要求組合,包含了你可以交換的項目內容、交換的前提條件、不能交換項目的替代方案等。
這些組合方案的變化很大,在得到最後的談判成果之前,可能會與原來規劃的完全不一樣。你不用非得完全謹守這套事前規劃的組合不可。事前考慮,只是為了讓你準備好,瞭解你有的籌碼,跟對方會提的要求,才不至於臨時手忙腳亂,或是因為資訊不足而產生錯誤的判斷。

★設定議程

設定議程是處理談判過程中,非常重要的因素—「時間」。首先是處理時間上的順序,其次是處理時間的起迄。前者是議程的設計、後者是議程的開始與結束的期間。設計議程是討論議題的順序,取決於談判各方對於解決事情的看法。比較複雜的情況,設定議程本身,也可以成為談判的議題,需要事先召開另一個討論議程的談判會議。
例如與經銷商討論佣金比率,究竟應該先確認未來的進價折扣,還是先討論佣金比率,或者先討論經銷準備金的額度。
設計議程當然也是為了解決事情,或者更深一點說,是為了讓設定的一方,能夠以更有利於自己的方式解決問題。所以設計議程是談判的重要關鍵,許多談判好手都會在這個階段特別計較。
除了設計議程外,安排議程還要設定談判的舉行時間,包含談判的日期(哪一天)與談判的期間(多少天)。其中的考慮在於,你有某些與時間相關的籌碼,你要透過時間來取得或隱藏;或者是某些情勢會隨時間而變化,你要透過時間來避免或是利用。
例如你負責主導一個購併談判,被購併的公司有財務漏洞,你應該安排在年度財報公開日之後,與對方談論關於購併價格的事情。而你預備一天的時間來與對方磋商適當的價格,定出一個很短的期限,不讓對方有機會找到其他靠山,提高談判的難度。

★安排人與資源

談判最重要的因素在於人。前面所提到的綜觀全局、設定議題與議程等,都是需要靠人來完成。這些人多半就是之後實際談判的人,有的時候是另外安排談判的人。
當議程或議題都已經設定好了,接下來就是要為談判現場做準備。準備的主要項目在於安排談判的相關人、準備談判的資源。

■安排與談判有關的適當人選
談判的場合裡,除了談判的當事人外,還需要考慮專家人員、公正第三方,與對外公開的大眾。

⊙談判人員
談判人員可以是公司的代表人、組織的代理人、或是任何臨時聘僱的談判專家。談判人員是代表事件當事各方,就事件本身進行討論、協商、談判。
談判人員不一定是一個人,可以是一組團隊,同時進行談判,或是在不同談判階段分別代表談判。
談判人員的安排,除了參考專業能力、資歷、談判經驗、身份地位外,還要依照沙盤推演談判的過程,來作人員與資源的佈局。

⊙專家人員
談判人員不見得完全熟悉談判事物的內容,例如法律、會計制度、稅務、技術規範等,都有可能是談判人員無法全盤掌握的。
為了避免因資訊落差所產生的談判障礙,可以安排談判專家。如果沒有這樣的資源安排,至少你可以保留這些議題,直到你弄清楚為止。

⊙公正第三方
有的談判過程本身與結果,需要被公正地紀錄或調解,必須邀請法院公證人,或是產業公認的仲裁者。
這些第三方,本身與議題或談判各方,不具有利害關係,或是能被公認具有可信的公正性。其所扮演的角色僅是記錄過程與結果,或是在談判過程中,就議題、議程來協調各方的意見,以達最終的共識。

⊙公眾
雖然情況非常少,不過若是談判過程是希望能夠公開的,就不得不考慮公眾的人員安排,例如採用公眾代表,或是自由入場,或是有其他資格設定等。
這些公眾的安排,也必須與談判對方議訂,很有可能會對談判造成嚴重影響,不可不慎。

■準備充分的資源
前面提到過的過程與所得到的資料本身,都是對談判有用的資源。資料所提到的各種資源,對談判本身具有直接、實際影響的,都是談判的籌碼。
以下是一個簡單的整理。

⊙談判籌碼
包括劉必榮所提到的十種談判各方想要的東西:金錢、物質、空間、資訊、專業知識、人力、人脈網絡、通路、能力、行為。
另外還有切入談判的時機(適合的開始時間)、掌握議程的程度、議題設定的決定權、談判最後的期限、對局勢的瞭解程度(例如掌握相關的法規、有哪些人或資源參與談判的情報、目前的趨勢等)
這些籌碼不見得都會用得到,也不見得能收集得很齊全,你的目標應該是盡量在有限的時間與成本,將關鍵資源掌握住。
至於哪些是關鍵資源,則是依照談判內容與你的經驗來決定。溝通的策略中所提到的方法,例如邏輯的概念、MECE法則、金字塔結構等,能夠幫助你釐清想法,找出影響談判的關鍵所在。

⊙談判地點
談判地點是另一個有用的籌碼,最好是選擇在自己熟悉的場地。因為你可以讓談判對方因不熟悉而感到緊張、不安、有壓力等負面情緒。
交通成本(包含時間成本與費用成本)也是選擇談判地點的考量。如果你選了一個對對方而言是一個成本很高的地方,對方恐怕不會輕易地放棄談判。不過這個成本是相對的,如果對你而言,也是一個很高的比例,那麼你選擇這個地點就不太明智。
另外一個選擇地點的原因,是因為歷史緣故、自然生態等因素,能夠幫助增加談判的力量。

⊙談判場地
如果你的談判是需要應用到某些設備,或是需要設計過場地,例如標語、展示品等。你對談判的場地的選擇,就必須要符合你的要求。
如果你要給對方特殊的印像,也可以透過場地的設計,讓對方感受到。例如讓對方相信你在時尚行銷的實力,可以將談判安排在充滿時尚感與流行風味的會議中心,好讓對方被你感染氣氛。

談判的準備,在時間與成本的限度內,在怎麼仔細都不過份。越能夠充分的準備,越有機會在談判中得到最多的成果。即使談判的結果不一定一如預期,做好充足的準備,也能逐漸累積談判的經驗。


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