appleseed, 蘋果核

1. 快速放置 todo 的 inbox：
在 GTD 的概念中，inbox（收件匣）是非常重要的一個工具（前文：發掘屬於你的inbox），它是用來蒐集原本記在頭腦中的雜事的最佳方法（GTD精髓：1.我們常要花頭腦去記住雜事而無法讓大腦放鬆。2.我們無法管理雜事。）， 因為雜事隨時會出現，所以我們需要一個隨身的工具記錄下來，而且記錄的過程越快速越好。

當我們能把該做的/想做的每件事、想到的點子、答應他人的承諾....都寫下來，這個動作做的越徹底，越沒有遺漏的項目時，這會強化整個GTD系統，同時讓我們對這個系統越來越產生信賴感。反過來說，如果 inbox 不能隨時讓我們寫進那些事項，當我們查看 inbox 時10件事只寫下3件，自然我們就不會對這個系統產生信賴感，系統也就不能發揮應有的功效了！



2. 分類 todo 的清單：
這是另一個GTD重要的精神：加工雜事變成「行動」（Task）（GTD精髓：我們無法管理雜事但是可以管理行動）。twhsi 教我一個很受用的概念：寫進 inbox 的事項儘量陳述事項本身就好。例如和 A 聊到需要尋找開會的場地，而我也答應要幫他做這件事，這時候我的 inbox 就會寫進：幫 A 尋找 12/6 開會的場地。以 inbox 的角度來看，這就是一個很好的項目，因為我已經把答應 A 的承諾清楚記錄下來，頭腦就不用一直記著要做這件事，但是這件事還是處於未加工的雜事階段，再來我們需要把它加工成可以執行的行動！


該怎麼加工雜事會因為這件事的複雜程度而有不同的處理方式，但最基本的動作就是分類這些雜事並放進相對應的清單。例如：工作清單、個人清單、家庭清單、購物清單..... 清單為的是要彙整我們該做的事項，所以最好要按照我們的需求來新增或彈性調整這些清單。



3. 批次處理 todo 的場合：
當我們分類好待辦事項的時候會發現，有些事項雖然都列在同一個分類清單中，但是我們卻因為所在的地點的關係而無法執行它，例如購物清單中列出要買

a.下週要喝的牛奶
b.洗髮精
c.500G的外接硬碟
d.捷安特的小折

牛奶和洗髮精需要到超市購買，外接硬碟要到網拍下標，小折則要上網找資料看看哪款評價比較好

這時候會發現原本的購物清單無法處理這些細節，而這時候就需要運用GTD的另一項重要概念：「場合」。場合指的是一種我們可以處理某種待辦事項的場景，像是「超市」、「電腦」、「電話聯絡」，利用場合我們可以將某些事項集合起來批次處理以增加效率！



4.可以集中目前該處理事項的檢視模式：
這類似標示「旗標」的功能，能讓我們從一堆要做的事情中立刻篩選出目前可以集中心力去完成的項目。


以上這些想法是我陸續聽了 twhsi 的時間管理研討會同時私底下向他請教後歸納出來的心得，如果你才剛接觸 GTD 或是對時間管理有興趣，真的非常推薦你參加 twhsi 的研討會，能有機會從專家身上學到最精華的東西實在是超值得的啊！！



接下來終於要讓 Appigo 的 Todo 出場了.... :P



這是 Todo 的主畫面，分成兩大區塊，上面是 Todo 預設的三個清單：All、Focus、Inbox
下方的區塊則是使用者自己新增的清單

看到這個主畫面，我對於 Todo 會不會是一個好的待辦事項軟體就已經給80分的肯定了
Inbox、分類清單、場合還有聚焦檢視這四大重點已經齊備
All清單列出所有的待辦事項，Focus清單可以根據你的設定篩選出目前該專注的事項，Inbox 則是暫時儲存所有需要加工的雜事。





進入到 All清單內，Todo會根據待辦事項的到期日 / 重要性分類排序（預設值），分成：今天、明天、下個星期、未來、已完成五個大類。左上方（1）回到所有清單畫面，右上方（2）用來新增待辦事項。

Todo 新增待辦事項是我用過這類軟體中設計的最具有巧思的，點選有閃電的＋號是快速新增，這時 Todo 只會在上方出現單行的輸入列讓你把雜事記錄下來，在這個狀態下，你不需要考慮那些雜事該怎樣加工，不用管它該放哪個場合分類、到期日是什麼時候、重要性如何.... 你要做的就是清空頭腦，將雜事放進 inbox 中，等到我們有時間再來好好加工這些雜事就好，而 Todo 也真的很聰明的把快速新增的項目自動為你收進 Inbox 中喔！



最旁邊的＋號是標準的新增任務，用這個方式新增任務 Todo 就會帶出完整的新增畫面
我們會用到與待辦事項有關的欄位通通都放在這邊了！




Todo 支援多行的待辦事項標題，所以你可以把事項的大綱都寫在這邊而不用另外用到note欄位也OK
這裡還有另外一個 Todo 獨家的特色是待辦事項的種類






Todo 把事項的種類分成五種：一般、電話聯絡、寫Email、前往某地、拜訪網站




這五種類型更與 iPhone 緊密結合，以「電話聯絡」這項來說，Todo 可以讓你直接從通訊錄中加入聯絡人的電話、新增聯絡人電話或是單純鍵入電話號碼，要撥號的時只要按一下事項標題前的橘色電話圖示就會直接撥號囉！！







同理，「寫Email」為你開啟 Mail、「前往某地」為你開啟地圖、「拜訪網站」為你開啟 Safari，超方便的啦！^^


回到圖二 All清單頁面，下方工具列（3）左起分別是
「同步」
「場合」--在任何清單中都可以套用場合來篩選待辦事項喔！
「標籤」--嗯，就是標籤～我目前沒有用這項XD
「尋找」--待辦事項一多，尋找就很方便，支援中文字隨打即找！
「設定」--如下圖，各種設定都在這邊調整～




最後，Todo 支援 Remember the milk 與 Toodledo 這兩家線上待辦事項網路服務的同步！！




因為RTM需要付錢才能用，所以我就改成與 Toodledo 做同步，Todo 與 Toodledo 到1.4版之後已經能完美的搭配起來了，目前我僅僅把與 Toodledo 的同步當做備份使用。不過 Toodledo 其實也有非常多的玩法，像是透過 twitter、firefox、Dashboard widget... 等都可以新增待辦事項，無形中這也讓 Todo 的新增事項也變得更多樣化！


總結來說，Appigo 的 Todo 是個可圈可點的待辦事項軟體，而讓我最看重這個軟體的並不是它的外在或是它的程式本身，我覺得這軟體最大的價值是它充分的發揮 GTD 的精神，待辦事項軟體何其多，但是能掌握待辦事項最重要核心的則少之又少而 Appigo 的 Todo 我認為是其中之一！


但我期待最完美的尚未誕生


我認為待辦事項軟體的設計背後必需要有一套很好的時間管理理論做為支撐，因為待辦事項就是時間管理中的一環。我一直希望 twhsi 能夠把他對時間管理中的獨到見解與經驗，能經由軟體的開發轉換為最讚的時間管理工具，不過目前受限於缺少真正會撰寫程式的高手來合作實在很可惜！不知道有沒有人自告奮勇或是有認識這樣的人才，歡迎推薦給 twhsi 認識喔！！！^^