appleseed, 蘋果核

前幾天終於有機會參加twhsi主辦的【GTD時間管理研討會】，上次因為我的時間沒有辦法配合，趕到研討會時已經剩下最後半個小時了，所以這次嚴格說起來是我第一次完整的聽完twhis分享他對GTD的心得！

整場聽下來，我發覺能夠和一位專家當面交流、聽取他長期研究之後的心得是最棒的吸收新知的方式，而且又能借這個機會認識其他來自各地、有共同目標的同好更是令人開心的收穫哩！^^

我想利用這篇分享我目前對GTD的一點小感想，如果你對時間管理也有興趣非常歡迎大家一起交流唷～

誰需要時間管理呢？或許你會這樣問。
我又不是【職場大忙人】也需要做好時間管理嗎？你可能這樣質疑。


我認為只要你需要處理事情，你就需要時間管理的概念來輔助你，哪怕事情是小到記得繳電費、買牛奶、還到期的小說這種生活瑣事或是大到籌劃海外旅行、產品開發專案...這類龐雜的大型任務，時間管理都有機會成為你解決事情的好幫手。

GTD中提到一個非常得我心的觀念是：它認為我們的生活中、工作上無可避免的會遇到非常多需要我們處理的事情，這些【等待我們解決】的大大小小事情通稱為【雜事】。所以寫blog是雜事、借開會的場地是雜事、買牛奶也是雜事～


雜事有什麼特性呢？
1.我們常要花頭腦去記住雜事而無法讓大腦放鬆。
2.我們無法管理雜事。

當我們把要處理的雜事記到隨身攜帶的筆記本、PDA...後，頭腦就不需要被迫記住有事情要做，我們只要檢視一下筆記本就能知道還有哪些未處理的事情，無形中頭腦就能放鬆又不會忘記每件該做的事情。

再來我們知道雜事無法管理，以買牛奶來說，我們常會發生到了超市採購完畢，結果回到家才發現原本要買的牛奶卻忘記買的狀況，光記得要買並不能保證你到時候會想到，但是如果你把雜事加工一下變成放在「週末超市採購清單」中的一項，雜事就變成一個「行動」（Task），我們無法管理雜事但是可以管理行動！

所以我們需要有個頭腦以外的工具幫助我們【蒐集（記住）雜事】，然後把這些雜事加工處理成【行動】。寫blog是【雜事】，但是分配好每週二、五的睡前寫blog則是【行動】，借開會的場地是【雜事】，但是明天早上連絡場地負責人陳小姐則是【行動】。


我們開始著手收集雜事、加工雜事成行動後通常會出現一個狀況是：你的電腦螢幕周圍貼了一堆memo，看來就像一隻便利貼獅子，結果到底那個行動該先做，那幾個可以同時做也分不清，這表示你需要另一個GTD的觀念來協助你～

單一的行動處理費時無效率，GTD 有個很棒的概念是把可以同時處理的事情集合在一起，例如你發現冰箱裡的牛奶快喝光了，所以在「週末超市採購清單」記下：光泉鮮乳兩瓶，隔兩天又發現洗衣精也用的差不多，「週末超市採購清單」又加上一筆：毛寶洗衣精1瓶，到了週末要購物時逛一遍超市就可以無遺漏的快速買完囉！


這就是利用【場合】的概念把行動集合成【行動清單】，實體的像是超市是一種場合，虛擬的像是「電腦前的工作」、「電話聯絡」也是一種場合，場合把不同時間出現的行動集合成行動清單，有行動清單我們就能發揮效率的批次處理多個行動！


每個人的生活、工作型態都不相同，所以審視自己的工作與生活，列出能夠涵蓋它們的數個【場合】是GTD能否順利執行很關鍵的一個步驟，twhsi 認為場合的數量不需要太多，他建議8個實用的場合給大家參考，包括：

1. 電話聯絡
有電話，手機才可以作的動作，我把打電話的清單都列在一起，有時間時，一次打完，這樣就可以節省大量時間


2. 電腦相關
安裝軟體，寫email，上網搜尋，電腦文書處理等，都需要手邊有台電腦才能執行，所以整合在一起，就可以批次處理


3. 閱讀及寫作
我自己很喜歡閱讀，也有一個部落格，長期寫時間管理及閱讀心得的文章，並針對財務、時間管理、自我成長三方面長期寫作，所以我會在iGTD排定寫文章的次序，這樣子隨時知道自己該讀的書，該收集的資料，有時間時則努力寫作（例如這篇文章: > ）


4. 規劃思考
在iGTD中每一個行動（task）都有一個地方可以寫備註（note），我常常會在此寫入對這個行動的想法。當有比較複雜的狀況，我就用心智圖等軟體，當我有些時間思考時，我就會拿出規劃思考場合清單，好好思考一下一些懸而未決的事情。


5. 當面聯絡
當面聯絡需要我們或別人在某個時間到達某個地點碰面，相當浪費時間，但另一方面來說，這也是解決問題品質最好的方法。當要和人碰面前，我也會在備註（note）寫下到達碰面地點的資料，加註要談的重點，讓雙方碰面的效益提昇。


6. 自己動手
其實執行GTD久的人，都會避免在瑣碎的事項上，親自動手，把寶貴的時間花在沒有意義的小事上，真的是太可惜了。
但是對於一些只有自己可以執行才可以的行動，我都會安排大塊時間，迅速完成，避免事情成為懸案。例如這篇文章，我預計寫四、五個小時刊出，所以我準備了三個時段，每次一到兩個小時，在干擾很少的時候，全力寫作，僅快完工。


7. waitting
有時有些行動已經授權他人處理，但是他人還沒有回報，我就會放在此處，以免場合檢視的項次太多了。


8. someday/maybe
有些事情，想做，卻不是現在一定要作（例如到南非衝浪、到阿根廷去看看以前在美國的同學），此時就可以把這些夢想放在此處，等有時間時，拿出來看看。或許就可以實現夢想了。

原本我認為GTD的系統應該滿複雜的，但是把它的架構拆解、簡化成以上幾個重點應該就不難理解，把上面這一大段整理濃縮後看起來就會變成這樣：



在這個系統中「收件匣」與按場合分類的「行動清單」是兩個關鍵的要素，如果有個適合的工具幫我們做好這兩件事，那一定可以讓初步的GTD系統運作順利。

到底什麼才是最好的工具呢？ twhsi 認為並沒有什麼工具可以適合每一個人，有人用treo650做為收件匣、有人覺得筆記本加上便利貼就非夠用，只要哪個工具你用的順手，可以讓你有效的達成它該發揮的功效那就是好的工具！

最近twhsi分享的 iGTD就是可以把「行動清單」處理的很棒的軟體！如果你剛好也使用MAC可以試用看看唷！


至於GTD系統的其他部份我還沒研究到，等以後有機會再來分享囉～
另外，你也可以報名參加【高雄GTD時間管理與晨間日記研討會】96/08/18(六)喔！


最後附上一段 twhsi 剪輯當天聚會的影片^^