January 25,2012 16:07

[iPhone App] 提醒事項 - 內建陽春但實用的todo軟體




本來在介紹iOS的App時,內建的軟體不需要特別尋找,所以自然就都被我略過,不過最近比較沒有什麼新的值得推薦的App,使得Blog的文章更新間隔一次比一次長(XD),也正好在試驗iCloud的功能,其中行事曆、通訊錄這些功能早就習慣雲端同步,而「提醒事項」倒是第一次在iOS上出現了專用的App,專心的使用幾天下來,雖然它的功能和Mac/iOS上老字號的GTD軟體比起來顯得陽春,但是對沒有習慣記事的人來說,「提醒事項」知道怎樣用它之後,還能算是個不錯的入門軟體哩!

每次講到GTD或是待辦事項軟體,我總愛跟剛起步的人建議:找個簡單易用的工具來把要做的事情蒐集起來是最重要的!這個工具可以是筆記本或是數位裝置,重點在於「簡單易用」與「方便隨身」,因為GTD的起步最難的不是了解那些流程或系統,最難的是要怎樣養成一個好的習慣把「要做的事情記起來」。

「簡單易用」可以降低使用時的心理抗拒,太複雜的工具光想到要學就讓人想放棄,要用它養成習慣我覺得那是雪上加霜。「方便隨身」則是讓你可以隨時想到什麼事情的時候,可以集中寫在一起,不然太零散的記錄也會失去效用。

有了像iPhone這樣的「隨身裝置」配合「簡單好用」的軟體,這已經替你在養成「把要做的事情記起來的習慣」做好最佳準備了,當你能在想到一件要做的事情時,下意識就拿起工具把它寫下來,恭喜你已經經歷最難的一段了!^^


回到內建的「提醒事項」App,它秉持蘋果一貫的簡潔原則與iOS上的寫實視覺設計,看起來它就是一張用來記事的紙條(XD),不過也和蘋果設計的軟體一樣,表面上簡單,不代表它的功能也是貧乏的,隨著 iCloud 的加持,別人賣9.99米金的GTD App都還沒搞定雲端同步,這小傢伙可是天生就在雲端呢!(爆)

提醒事項的視覺設計是以「清單」的造型為中心,這點和GTD裡常見的「場合清單」、「行動清單」的使用原則正好一樣,如果有用過之前內建在 iCal 或是 Mail 裡的 Todo,那時候的設計並沒有如此明顯的清單概念存在,而有了清單的概念,整個提醒事項的可用性才算真正出現。



點一下右上角的 +號可以新增一則 Todo,或者可以點一下清單的空白處也一樣可以新增,這點看起來好像沒有什麼不得了,但是我卻覺得非常貼心,因為提醒事項的介面呈現就暗示給使用者說:這是一張紙條。所以使用的人會因為你的暗示覺得去點一那個「空白的行」來加入 Todo 是很自然的,如果設計師沒有回應使用者的想法(或是忽視這點),硬是只准按右上角的那個+號才能新增,那麼那些製作的像是紙條的視覺設計,就真的只是裝飾用的假道具而不是有靈魂的人機交互介面的一環了。

新增 Todo 時,程式設計師把鍵盤的「換行」鍵的動作設定成完成一筆 Todo 的輸入,而不是常見的文字輸入區折行的動作,這點對於一次要輸入多筆 Todo 的人來說是非常方便的,打完一筆按一下換行,直接接下去打第二筆,整個流程不但順暢而且同樣也符合剛剛說的「打字在清單上」的視覺暗示。如果要寫的內容太長,那一行就會自動在邊界處折行,並且完整顯示內容。

上面這兩點看起來似乎很簡單,但是如果比賽連續輸入五筆 Todo,我猜市面上大多數的待辦事項軟體贏不過「提醒事項」的輸入效率。而能夠越快速的新增 Todo 是降低你不用頭腦記事改用工具最重要的一個門檻!這點也就是GTD一再提到的:把雜事收集到頭腦以外的收件匣概念的實踐。

點選已經存在的 Todo 用來顯示該項的詳細資訊,這邊可以新增「提醒➊」、「重要性➋」、「設定列表➌」還有加入「附註➍」和「刪除➎」。



  • 提醒:可以指定 Todo 的到期時間➊,或者用地點提醒➋。地點提醒分成兩種,一個是到達某地提醒你➍,例如到了超級市場,提醒你要買牛奶,還有記得要用折價券之類的。另外一個是離開某地提醒你,例如開辦公室的時候要記得問老婆晚餐要買什麼?目前受限於觸發地點的準確度,不然這個和地點相關的提醒應該是很便利的!




  • 這裡要注意的是,目前能指定的地點就只有通訊錄中有地址的名片,無法任意指定一個地址做為觸發的位置➌,所以常去的地方最好事先建立好有地址的名片以便重複使用,至於可能只去一次的地點也希望能利用地點來觸發通知,建議可以在通訊錄中建一個「提醒事項用地址」的假名片,需要時直接改這張名片的地址就好。

  • 重要性:分成低中高三種,就和常見的一樣。

  • 設定列表:用來把 Todo 指定到不同的清單中。

  • 附註:就是筆記囉~XD


以上就是提醒事項主要的部份,應該是非常簡單容易上手的。


左上角是「列表清單」與「月檢視」兩用按鈕


提醒事項開啟時預設顯示「列表模式」,這裡用來把所有的 Todo 按照各個列表清單放好,預設兩張列表清單:「提醒事項」和「已完成」。另外一個顯示模式是「日期」,切換到這邊會把有到期日的 Todo 按照日期列上去,下方和行事曆一樣可以快速切換到特定日期,左上角兩用按鈕則變成日曆圖示的月檢視模式。


月檢視模式


月檢視模式有點可惜的是不會在有 Todo 的日期中出現指示的小點,如果這邊可以像是行事曆那樣加入小點來表示當天有約會事項,就會非常實用。

回到「列表模式」,左上角的日曆圖示換成「列表清單」圖示,這裡用來管理自行新增的列表。


勾選是前往該清單。搜尋Todo。右上角的編輯可以重新命名與調整清單順序


在GTD中,我們習慣把那些相同性質的 Todo 集中在一張清單裡,例如「購物清單」、「聯絡清單」… 等,更GTD一點的說法就是「場合清單」或者「行動清單」。提醒事項加入清單(或者說列表)的功能後,整個的實用性大大提昇,GTD的原則:批次處理,就是平常把類似的事項集中後統一處理,例如在聯絡清單中累積了四五通要打的電話,利用適合的時段,一起把那些該打的電話處理好。

不過提醒事項在切換列表清單的時候,只能用左右滑動的方式切換(或者點左上角的清單管理按鈕來選擇清單),所以建議不要在這邊設定太多清單,如果你自己平常已經有分類的比較細的場合清單,最好可以合併起來,不然要切換的時候一直滑動還滿累的XD


小結


提醒事項可以快速的讓人加入 Todo,並且提供時間和地理位置的提醒功能,也加入清單可以把 Todo 按照不同場合分類,方便批次處理,這些功能對於剛開始入門的人來說,我認為是非常重要的東西,因為初期最重要的是養成隨手蒐集的習慣,把要做的事情記錄在收件匣而不是頭腦中,當你習慣蒐集之後,那些你想做的事情自然就會被導入GTD的系統流程中,GTD的流程能否運用順暢,就是看你把多少的事項放到流程內處理,當然越沒有遺漏,GTD流程就能發揮更大的效用。一般來說,有確實把要做的事情蒐集起來的,通常會維持30~100件事項喔!



iOS 5之後最重要的變革就是 iCloud 的雲端同步,從前第三方軟體要做到雲端同步是要花不少建置與維護成本,所以有同步的App價格也都很貴,提醒事項有了 iCloud 加持,只要你登入 iCloud 帳號,然後到「系統」→「iCloud」裡啟用就好了。

啟用後,提醒事項會自動根據你登入的 iCloud 帳號在電腦與多台iPhone/iPad/iPod touch間同步,如此簡單搞定,比起之前那些同步的方案來說真是天壤之別啊~


iCal就是本機端軟體


在尋找好的 Todo 軟體的時候,大部分的人都會順便考量是不是有桌面端軟體可以配合,以我的狀況,很久前我就捨棄在桌面上新增或是管理 Todo 了,原因是 iPhone 的隨身性比起電腦高很多,管理或是查看 Todo 也都沒什麼問題,少掉桌面端也省去同步的問題,整體上對我來說是利多於弊。



提醒事項同步在 Mac 是依附於 iCal,從「顯示方式」中(Cmd+option+T)可以打開面板,新增提醒則要從檔案中新增或是用快速鍵Cmd+K。新增的步驟不致於繁瑣,但是也不算快速。記得之前提到,能越快新增就可以減少抗拒使用的心情,這個原則在電腦上同樣適用喔~幸好我們有 Automator 來幫助我們加快新增 Todo 的速度!!


使用 Automator 來建立 Todo





Automator 可以建立系統通用的「服務」,並且用快速鍵來執行,所以我們利用它就可以隨時按一下快速鍵來新增 Todo,而且即使 iCal 沒有開啟也沒問題喔!

開啟 Automator 後選擇我們要製作「服務」,搜尋動作「新增待辦事項」然後把它拖曳到工作流程中。上方的的服務接收與位置選擇「沒有輸入項目➊」與「任何應用程式➋」,填上標題,指定預設的列表清單➌,最後勾選「工作流程執行時顯示此動作➍」。存檔後就完成了。





接著到「系統偏好設定」的「鍵盤」的鍵盤快速鍵的服務項目內,找到剛剛存檔的服務(通常放在最下方的「一般」裡),按一下該服務的空白處就可以指定一組快速鍵,例如我用 Cmd+Option+T,完成後你就可以隨時叫出服務來新增 Todo 囉~^^



另外也可以再新增一組服務把你所選擇的文字當做 Todo 的內容,製作的方式和剛剛的一樣,不同的地方在於需要多一個「設定變數數值➋」這個流程,然後自己新增一個變數並且命名。服務接收的地方改成「文字➊」,最後把下方變數區裡我們剛做好的變數拖曳到「新增待辦事項」流程的標題中就完成了➌。存檔後再去指定好快速鍵,這樣就可以在其他應用程式中選好一段文字,按快速鍵後把它傳送成為 Todo 的標題啦!




到這邊,大致上就把桌面端的設定完成了,現在我們隨時想到有事情該記下來,按一下就能新增,或者看到某段文字,也能快速的把它轉換成 Todo,流程簡化後,對於習慣的養成會有更多的幫助喔~


結語


提醒事項軟體本身在使用上並不算複雜,不過我覺得既然要介紹GTD的App,還是要同時分享自己的使用心得比較完整,沒想到這篇寫著寫著就變這麼長XD

對於GTD有興趣,或者你想把該做的事情,更有系統的組織、管理起來,內建的提醒事項真的是個不錯的入門軟體,藉由使用它,如果你可以因此養成好的「蒐集」習慣,那麼以後你使用專門的GTD軟體時,就會更加得心應手。

未來,等到 Siri 的語音辨識技術對中文支援更加成熟後,寫好 Todo 就像是跟秘書交代事情那樣,這時提醒事項可以發揮的效果就會更上一層樓,而 iPhone 就真的是你的個人秘書了啦!


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    上次在介紹iOS內建的提醒事項的時候,有提到利用Mac的Automator快速新增一個 Todo 到 iCal,透過 iCloud 同步,這樣在 iOS 上也就可以即時看到該筆 Todo,在那之前我最想的是經由 Quicksilver 來完成這個快速新增的動作,可惜當時只有看到 Alfred 有人做出 Extension1,幸好好東西不寂寞,馬上就有人做出了 Quicksilver 版的快速新增囉!2 首先下載QuickReminder這個 Action,然後把它放在 ~/Library/Applica
    透過Quicksilver新增iCal待辦事項【appleseed, 蘋果核】 at February 15,2012 21:36
    上次在介紹iOS內建的提醒事項的時候,有提到利用Mac的Automator快速新增一個 Todo 到 iCal,透過 iCloud 同步,這樣在 iOS 上也就可以即時看到該筆 Todo,在那之前我最想的是經由 Quicksilver 來完成這個快速新增的動作,可惜當時只有看到 Alfred 有人做出 Extension1,幸好好東西不寂寞,馬上就有人做出了 Quicksilver 版的快速新增囉!2 首先下載QuickReminder這個 Action,然後把它放在 ~/Library/Applica
    透過Quicksilver新增iCal待辦事項【appleseed, 蘋果核】 at February 15,2012 21:37

    回應文章
    Cmd+option+T 會跳出字元視窗(10.7.2)
    | 檢舉 | Posted by Bruce at January 29,2012 22:12

    不好意思!
    請問一下
    提醒事項中指定位置的功能是不是在 iPhone 4之後才有的?
    我手邊這台 3GS 好像沒有辦法使用!?
    謝謝!
    | 檢舉 | Posted by Redd at February 6,2012 00:43