appleseed, 蘋果核

前言

「Mac新手必修的13堂課」這個系列是來自麥客自由聚的新單元，我們計畫每週分享一個除了 iWork 與 iLife 系列軟體以外的內建程式，希望讓剛加入Mac的朋友們，從認識這些基本程式開始，逐漸熟悉並且活用 Mac OS X。除了在聚會的時候分享外，我也把內容整理成文章放到Blog裡，讓不能參加的朋友也可以透過網路來參與唷！







當你第一次打開 Mac OS X 的通訊錄時，映入眼簾的是一個看起來視窗非常簡潔，似乎功能很陽春的應用程式，別因為這樣的外表而低估了通訊錄實際的功能，我常說通訊錄是 Mac OS X 上屬於基礎建設的一環，只要是和「人的聯絡資訊」有關的，都可以算是通訊錄的範圍，即使是其他軟體也都能藉由它來取得資料，就好比在Mac上和照片有關的都可以透過iPhoto管理與存取，和音樂有關的則經由iTunes來處理的道理一樣。

接著我們從幾個部分來認識通訊錄吧！

首先來介紹一下通訊錄的各部功能。

➊：這裡是群組欄位，通訊錄採用兩層式的資料架構，第一層是群組，在旁邊的第二層是顯示所屬群組中的名片，第三層沒有完美比例的麻醉劑是不會出現的....（Inception貌XD） 這種兩層式的設計不管是一般的使用者，或是需要管理大量名片的人，像是...商務人士應該都非常足夠。

群組下方的「＋」號按鈕用來新增一個群組。

➋：這裡顯示某個群組下的名片，除非你群組欄位選擇「所有聯絡資訊」，不然第二欄就是用來顯示群組裡的名片，同樣下方的「＋」號按鈕用來在該群組中新增一張名片。

➌：編輯按鈕用來編輯名片裡的資訊，編輯好之後再一次結束編輯。

➍：下方的狀態區顯示名片數量，選擇不同群組或是搜尋條件裡有多少張名片。

➎：顯示該張名片最後更新的日期。

通訊錄的搜尋與 Mac OS X 內建 Spotlight 搜尋的方式一樣，只要鍵入關鍵字就會在通訊錄中的所有欄位立即搜尋，因為有了這個強力、快速的搜尋引擎，即使有再多的名片都能瞬間找到，這也就是為什麼通訊錄會變得非常好用的原因。

最後左上角的兩個按鈕用來開啟或是隱藏群組欄位。





匯入名片

匯入名片是開始使用通訊錄的第一步，通訊錄可以大略分成三種匯入的方式

1.手動輸入：如果名片不多，可以考慮使用這個方式，不過要是沒幾張名片，那我想也不用使用通訊錄來管理了XD

首次匯入通訊錄的時候應該不會有人有耐心一筆一筆輸入，開始使用後零星的新增名片時就可以手動輸入，要加快輸入的方式可以參考稍後會介紹的「樣板」，另外還有一個比較輕鬆的方式是「交換名片」。

所謂「交換名片」就是你要輸入別人的通訊錄很累人，當然對方要輸入你的也是一樣，所以你可以把自己的名片用「vCard」的格式email給對方，並且請他也把他的名片寄回給你，當你收到他的vCard時就可以匯入，並且使用「合併名片」的方式和你原有對方的名片合併起來（同樣稍後會介紹）。

2.從 Google、Yahoo!、MobileMe 匯入：要是你平常就有再使用並且維護上面說到的三個通訊錄，Mac上的通訊錄可以讓你快速的把資料同步進去，到通訊錄的偏好設定中的「帳號」，在「帳號資訊」裡勾選你要同步的服務，填上帳號密碼就可以了（同步可能要等一下才會自動進行）。

不過同步雖然輕鬆省事，但是也必須要注意同步時可能會有欄位錯誤或是群組無法同步的問題，操作之前最好先看一下相關說明（ex:Google 同步說明）。

3.從 iSync 同步：iSync 是 Mac OS X 預設用來與其他3C裝置同步資料的應用程式，它可以幫助你把手機上的通訊錄同步到 Mac 上，如果你的手機有支援 iSync，那恭喜你可以很輕鬆的匯入，以後也可以透過 iSync 同步手機和電腦上的通訊錄囉！


老舊的Ericsson T68都能完美支援
詳細的手機支援列表


匯入通訊錄可能遇到的狀況每人都不一樣，我沒有花很多篇幅逐步說明，如果有遇到問題，歡迎提出來大家研究看看^^


PS. 如果你是 iPhone 的使用者，那麼就不用擔心匯入通訊錄的問題，從iTunes勾選好同步，其餘的就由電腦幫你搞定了！





群組與智慧型群組

群組是通訊錄用來分類名片的方式，你可以把群組當成是名片的檔案夾，不過在通訊錄裡面，群組裡不能再新增子群組，如果你需要更精細的分類，除了把群組區分的更細之外，你也可以建立「智慧型群組」來分類。

對了，剛說群組像是名片的檔案夾，但是和電腦上的檔案夾不同的是，每張名片可以同時屬於不同群組，也就是說某A這張名片可以位於：「麥客自由聚友」、「好友」、「住台中的朋友」這些群組中。要幫名片分到不同的群組只要在名片清單中拖曳名片到群組清單上就完成分配群組了。




智慧型群組就像iTunes的智慧型播放清單，它是利用不同的篩選條件自動建立的群組，例如你可以使用「城市＝台中市」的條件製作一份「住台中的朋友」的智慧型群組。善用篩選的功能，這對通訊錄這樣用來長時間累積資料的資料庫來說是展現它價值最好的方式！

新增一組智慧型群組要從選單列的「檔案」→「新增智慧型群組...」或快速鍵：CMD+Option+N來建立。





名片的種類

通訊錄上的名片分成個人名片還有公司名片，個人名片以人名欄位當做主要顯示的欄位，公司名片則是以公司名稱當做主要欄位，這兩種名片在名片編輯時可以任意互換（勾選「公司」方塊或是快速鍵：CMD+\）。



另外每本通訊錄可以有唯一的一張：「我的名片」，這張是你自己專用的名片，如果有其他軟體需要你填上「本人的資料」時，它們就可以根據這名片上的資料引用。

要把名片指定為「我的名片」是從：選單裡的「名片」→「設定成我的名片」，指定好後名片清單裡「我的名片」會變成一個黑色人頭icon，名片的照片欄位上會增加「本人」字樣。




剛剛前面提到交換名片的時候「我的名片」就可以派上用場，通常我建議我的名片資料越齊全越好，這樣傳送給對方的時候，他就會有你完整的資訊，萬一某些欄位你想保留在我的名片中，但是不希望隨著vCard傳送時送出，可以到偏好設定的vCard，勾選：啟用私人的個人名片。



回到我的名片的編輯畫面，這裡就可以把不想傳送的欄位勾選掉了！








樣板

樣板是用在手動新增名片的時候，通訊錄預設的欄位配置，從這邊把你常用的欄位新增進去，這樣就不用每次要加入名片時還要重新挑選自己想要的欄位與版面配置囉！



通訊錄預設的欄位種類繁多，你可以替名片增加暱稱、別名、生日、紀念日、甚至姓名的拼音欄位，或者你還可以記錄他的父母兄妹配偶助理..... 當這些欄位的資料配上通訊錄的搜尋與智慧型群組之後，你很容易從這篩選出有意義的人際關係網絡喔！





電話

偏好設定中的「電話」用來把名片上的電話配上你方便閱讀的格式，選擇自定格式之後在下方加入你喜歡的規則即可：



# 代表任意數字，10碼的電話就需要使用10個「#」代表。
0～9 用來指定特定數字，04##### 代表04開頭共7位數字的號碼。
規則中可以加入分隔符號。
規則有順序性，越前面的規則越先套用。

用格式來套用電話的好處是不用為了方便閱讀，而在電話欄位內自己輸入多餘符號，也可以讓格式保持一貫性。





合併與重複名片

選單列的「名片」→「尋找重複的名片」可以用來找通訊錄裡類似的重複名片，找到重複的名片中可以使用「合併選取的名片」來把多張名片合併成一張，合併的時候不用擔心資料遺失，通訊錄會自動比對，多出來的資訊會放到備註中。





列印通訊錄

通訊錄內建多種列印的格式，你可以選取好群組（或名片）之後，從列印選單中選取合適的樣式，例如「列表」、「信封」、「郵寄標籤」.... 還可以選擇想列印的欄位。


結語

通訊錄對現代人來說是非常好的工具，善用通訊錄你可以和自己重視的朋友、親人保持高品質的聯繫，雖然維護通訊錄感覺上像是苦工，但是我在整理通訊錄也像整理 iTunes 音樂資料庫一樣不貪心的慢慢來，以積少成多的方式來整理。

當我剛好要寄東西給朋友的時候，問了他一次住址，同時我就順手複製貼入他的住址欄位。
在噗浪上得知某位噗友今天生日，同樣在他的生日欄位記上一筆，順便也把他的噗浪網址加到通訊錄中。
到餐廳吃飯，也可以順手把餐廳的名片輸入到手機上，同步回電腦之後，還可以在備註欄位附註一下哪道菜色好吃。

當你的資料越齊全之後，你會發現之前建立的資料不僅在通訊錄中可以發揮意想不到的效果（資料越多的效果越明顯），其他的軟體像是 iChat 好友名單、iCal 的生日行事曆與約會邀請、Mail的通訊錄、iPhoto 裡的人臉辨識，甚至是Pages的合併列印等功能都可以同樣引用通訊錄裡的名片資料，當苦工只有短短幾秒鐘就可以完成，而成果卻能隨處應用時，付出的就顯得微不足道了啦！

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